“Google Classroom och StudyBee känns som ett enda system”
Trollhättans Stad har en projektgrupp för införandet av StudyBee. Gruppen har haft avstämningar varje vecka för att fånga upp hur införandet går samt få feedback från användarna för vidare utveckling.
Innan StudyBee infördes i Trollhättans Stad arbetade skolpersonalen i flera sidosystem till lärplattformen. De litade inte på kommunikationskanalen utan fick lägga tid på att ringa hemmen. Idag arbetar de helt i Google Classroom ihop med StudyBee, och vet att hemmen nås av information från skolan.
Trollhättans Stad införde StudyBee i sina nitton grundskolor hösten 2024. Under ett års tid hade de letat efter en ersättare till den lärplattform skolorna använde, men allt de testade var ungefär samma som tidigare. De ville ha något annat – ett modernt system som faktiskt mötte de behov som både personalen och vårdnadshavarna hade.
“Allt var “same same”. Vi kunde fortfarande inte arbeta som vi ville i Google Classroom och ingen hade någon vettig mobilapp. Tack vare StudyBees sömlösa integration med Google Classroom känns det som ett enda system och vi kan arbeta smidigt och säkert,” berättar Jonas Berling, IKT-strateg i Trollhättans Stad.
Ville få bort dubbelarbete
Ett av behoven var att få bort onödig administration och dubbelarbete, som skapades på grund av att personalen använde ett egenbyggt sidosystem kallat FEA (förebyggande elevhälsoarbete) för att bedöma och följa upp elever. Detta var inte möjligt i Google Classroom, om varken har dessa funktioner eller bedömdes GDPR-säkert. FEA fungerade som ett Early Warning System. Varje elev var anonymiserad och hade ett nummer. Nummer och koppling till elev fanns på papper som kopierades och delades med personal. Detta var naturligtvis mycket omständligt.
“Vi hade en systematik i vårt sätt att jobba, men det var alldeles för tungt administrativt och det var beroende av manuellt arbete. Vi sökte automatik och smidighet i ett verktyg som kunde matcha vårt sätt att jobba,” säger Jonas Berling, IKT-strateg i Trollhättans Stad.
Sökte bättre kommunikation med hemmen
Ett annat starkt behov var en kommunikationskanal med vårdnadshavare som var lätt att förstå och använda. Lärplattformen hade en funktion för kommunikation men den var både svår att hitta och förstå. Vårdnadshavare använde den inte, och lärare var tvungna att säkerställa att informationen gått fram genom att både maila och ringa. Det fanns också risk att vårdnadshavare fick fel information då kopplingen mellan vårdnadshavare och elev inte sköttes centralt. Lärare var tvungna att manuellt lägga in rätt elev och vårdnadshavare i rätt kurs för att hemmen skulle få information – och komma ihåg att ta bort. Inför utvecklingssamtal var det få vårdnadshavare som förberett sig på grund av lärplattformens komplexitet.
“Kommunikation med hemmet är kritiskt, så det är orimligt att den enskilde läraren ska hantera administration kring kontaktuppgifter. Det krävdes väldigt mycket för att de skulle bli rätt, och ändå blev det ofta fel. Vi sökte en lösning där kopplingen mellan vårdnadshavare och elev skedde automatiskt,“ Louise Kyrk, systemförvaltare i Trollhättans Stad.
Äntligen allt i Google Classroom
När Trollhättans Stad införde StudyBee behövdes inte kalkylarken i sidosystemen längre och det förebyggande elevhälsoarbetet FEA flyttade in i StudyBee. Den tunga administrationen minskade och dubbelarbetet eliminerades.
“Med StudyBee kan vi hantera eleverna med namn, göra bedömningar, sköta uppföljning, se närvaro och få överblick över både nuläge och den historiska utvecklingen direkt i Google Classroom. Det är informationssäkert och oerhört smidigt," säger Jonas Berling.
Kommunikation med hemmet som fungerar – på riktigt
Julia Bryngelsson, grundskollärare och även med i projektgruppen som utvärderade StudyBee, lyfter fram kommunikationen i StudyBee och mobilappen som en stor vinst. Kommunikationsmodulen i StudyBee är ihopkopplad med läsårskalendern och tidsbokningen, så lärare kan enkelt skicka meddelanden till hemmen. Vårdnadshavare får notiser direkt i StudyBee Mobile, och skolan får läskvitto. Skolan kan använda funktionen både internt inom kollegiet och externt till hemmen.
“Vi hade vårdnadshavare i systemet, men de fick inga notiser och om de gick in för att läsa information så visste de inte var de skulle hitta den. Det var för komplext, “ säger hon och fortsätter:
“Mobilappen är fantastisk. Vårdnadshavare kan både följa sina barns studiesituation och få meddelanden från oss. De får notiser och vi får läskvitto. Idag läser majoriteten av alla vårdnadshavare information från oss. De kommer förberedda till utvecklingssamtalen och barnen har numera med sig rätt saker till rätt aktiviteter."
System som har lärarnas perspektiv
Julia Bryngelsson berättar att den gamla lärplattformen var väldigt omständig att arbeta i. Det krävdes många klick för att hitta rätt och genomföra sina uppgifter.
“Vi hade så många konferenser där vi gick igenom basala moment och vi fick ständigt repetera. I StudyBee har vi ett system som utgår från lärarnas perspektiv och som är enkelt. Vi kan ägna tiden åt viktigare saker än repetition,” säger hon.
